株式会社において代表取締役が変わる際には、変更後2週間以内に役員変更登記を申請する義務があります。発生頻度は極めて少ないだけに「手続きが複雑そう」「何から始めればいいかわからない」という方に向けて、本記事では代表取締役変更が生じたときに必要な手続きの全体像と必要書類・費用をあわせて解説します。代表取締役の変更（交代）とは？代表取締役の変更が生じる背景はさまざまです。代表的なものとして以下が挙げられます。事業承継：創業者が高齢となり、後継者へ経営を引き継ぐ健康上の理由：体調悪化により続投が困難になった業績・不祥事への責任：業績低迷や不祥事の責任をとって辞任する経営戦略上の判断：新たなフェーズに向けた経営体制の刷新、代表複数人体制へ事業承継のように事前に準備できるケースがある一方、体調悪化や不祥事への対応は突然求められることもあります。どのような理由であれ、代表取締役の変更が決まったらできるだけ早く準備を始めることが重要です。代表取締役の変更は「役員変更登記」の一種であり、登記申請書をはじめとする複数の書類を用意して法務局に提出する必要があります。2週間という申請期限は意外と短く、書類の準備や決議手続きを含めると余裕がありません。実際は全工程で2週間以上かかることも少ないので、変更が見込まれた時点で必要な手順を把握しておきましょう。代表取締役の変更のパターン代表取締役の変更には、理由や変更の内容によっていくつかのパターンがあります。① 旧代表取締役が退任し、既存の取締役が代表取締役に昇格するすでに取締役を務めている人物が代表取締役に選任されるパターンです。社内での昇格・登用に当たります。一般的な「社長交代」ともいえ、本記事では主にこのパターンを取り上げて解説します。② 代表取締役を1名追加する（複数代表）既存の代表取締役はそのまま残しつつ、新たに1名を代表取締役に加えるパターンです。合弁会社の設立や、共同経営体制への移行時などに見られます。③ 外部から招聘した人物が代表取締役に就任するM&Aや経営再建の場面などで、社外から新しい代表者を迎えるパターンです。手続き上は、まず取締役に就任した後に代表取締役に選任されるという形式になります。取締役から新代表取締役が就任する場合の手続き以下では、既存の取締役が新たに代表取締役に就任する場合の手続きを、時系列で解説します。取締役会設置の有無によって手順が異なるため、あわせて確認してください。ステップ1：株主総会（または取締役会）の開催・決議代表取締役の選定方法は、会社の定款に定めた方法によります。取締役会非設置会社の場合、以下のいずれかの方法で代表取締役を決定します。・定款に代表取締役の氏名を直接記載する・取締役の互選（取締役同士による選定）・株主総会の決議いずれの方法をとるかは定款の規定に従います。株主総会で決議する場合は、株主総会を招集し、議事録を作成します。取締役会設置会社の場合、代表取締役の選定は取締役会の決議によって行うのが原則です。取締役会を開催し、新代表取締役を選任する旨の決議を行い、取締役会議事録を作成します。なお、代表取締役に就任する取締役本人は、就任承諾書を用意する必要があります。なお、新代表の選任に合わせて旧代表取締役の退任や辞任がある場合は辞任届の提出、または任期満了による退任の場合は、定款や株主総会議事録に任期満了の旨が記載されている必要があります。ステップ2：登記申請書類の準備決議後、登記申請に必要な書類を揃えます。ステップ1の決議で作成した各種議事録に加え、登記申請書などの書類を作成します。ステップ3：法務局への登記申請変更が生じてから2週間以内に、管轄の法務局に登記申請書類を提出します。窓口持参・郵送・オンライン申請のいずれかの方法で申請できます。＜備考＞社外から新代表取締役を招聘する場合外部から招聘した人物を代表取締役に就任させる場合、いきなり代表取締役に就任することはできません。まず株主総会の決議等によって取締役に選任し、その後に取締役の中から代表取締役を選定するという2段階の手続きが必要です。この場合、取締役への就任と代表取締役への就任を同時に登記申請することは可能ですが、書類の準備量が増えます。外部からの招聘を検討している場合は、事前にスケジュールと手続きを確認しておきましょう。取締役から新代表取締役が就任する登記に必要な書類登記申請に必要な書類は、取締役会設置の有無・代表取締役の選定方法によって異なります。以下に主なケースをまとめます。取締役会非設置会社の場合（株主総会決議により選定）書類備考役員変更登記申請書法定様式に従い作成株主総会議事録出席取締役全員の実印で押印（従前の代表取締役が会社届出印で押印した場合は認印可）株主リスト議決権の多い上位10名または議決権割合2/3に達するまでの株主の情報就任承諾書新代表取締役が就任を承諾する旨の書面印鑑証明書出席取締役全員のもの（従前の代表取締役が会社届出印で押印した場合は不要）委任状司法書士等の代理人に依頼する場合のみ取締役会設置会社の場合（取締役会決議により選定）書類備考役員変更登記申請書法定様式に従い作成取締役会議事録出席取締役・監査役全員の記名押印（実印）が必要就任承諾書新代表取締役が就任を承諾する旨の書面印鑑証明書出席した取締役・監査役全員のもの委任状司法書士等の代理人に依頼する場合のみ取締役会設置会社では、株主総会議事録の代わりに取締役会議事録が必要になります。代表取締役の変更（交代）登記に必要な費用代表取締役変更登記にかかる費用は、「登録免許税」と「手続き費用」に分けられます。登録免許税代表取締役変更の登記には、登録免許税として1万円が必要です（資本金が1億円超の会社は3万円）。収入印紙を購入して登記申請書に貼付する形で納付します。手続き費用①自分で書類作成・申請する場合 登録免許税のみで済むため、費用面では最も安く抑えられます。ただし、正確な書類を作成するための情報収集や、法務局から補正（修正）を求められた際の対応など、時間と手間がかかる点は覚悟が必要です。②GVA 法人登記などの書類作成サービスを利用する場合 GVA 法人登記のようなオンラインサービスを使えば、変更する役員の情報を入力するだけで登記申請書・議事録・就任承諾書などの必要書類を自動作成できます。費用は1〜2万円程度（登録免許税別）で、法務局に行かずに郵送申請まで完結できます。「この書類一式を提出すればよい」状態までサポートしてくれるのは、自分で作成するのと比較して大きなメリットになります。③司法書士に依頼する場合 書類作成から申請まで一括で代行してもらえる反面、司法書士報酬として数万円程度が別途かかるのが一般的です。複雑なケースや他の登記と組み合わせる場合など、専門家に相談したいときに向いています。GVA 法人登記で役員変更登記の書類を自分で作成自分で代表取締役変更の登記書類を作成・申請することは十分可能です。ただし、正確な書類を作成するための情報収集の手間や、法務局に提出後に修正（補正）を求められる可能性を考えると、どれだけの時間やリソースが必要なのか見積もりが立てづらいともいえます。GVA 法人登記なら、変更する役員の情報を入力することで登記申請書や議事録、その他の添付書類などの必要書類を作成し自分で準備できます。郵送申請や登記簿謄本の取得、収入印紙の購入をサポートするオプションも充実しています。